Com automatitzar els avisos d'incidències en comunitats de veïns

Un veí truca al despatx. Un altre envia un correu sense foto. Un tercer escriu al president, que reenvia un àudio de dos minuts. Les tres persones parlen de la mateixa gotera.

Així funcionen els avisos d'incidències en bona part dels despatxos: múltiples canals, informació incompleta i un gestor que reconstrueix cada cas a mà. Automatitzar-ho no vol dir treure el tracte humà. Vol dir que l'equip dediqui el temps a resoldre, no a transcriure.

Quant costen els avisos manuals

Fes el càlcul amb els teus números. Un exemple il·lustratiu: un despatx amb 60 comunitats que rep 6 incidències al mes per comunitat i hi dedica 12 minuts a cadascuna només per recollir dades, demanar fotos, trucar al proveïdor i avisar el veí inverteix 72 hores al mes en tasques que no requereixen criteri professional. Gairebé mitja jornada completa d'una persona.

A això s'hi sumen els costos que no apareixen al full d'hores: incidències duplicades, proveïdors que hi van sense saber què es trobaran i veïns que tornen a trucar perquè ningú no els ha dit en quin punt és la seva.

Les 6 fases d'un flux d'incidències automatitzat

1. Canal únic d'entrada. El veí avisa sempre pel mateix lloc: una app, un portal o un número de WhatsApp de la comunitat.
2. Captura estructurada. El sistema demana el que cal: foto, ubicació (portal, planta, zona comuna), descripció i contacte. Sense dades completes, no hi ha incidència.
3. Classificació. Categoria (lampisteria, electricitat, ascensor, neteja…) i nivell d'urgència, amb criteris homogenis.
4. Derivació. S'assigna al proveïdor que correspon segons la comunitat i l'especialitat.
5. Seguiment. El veí i el president veuen l'estat sense haver de trucar.
6. Tancament i històric. Cada incidència queda registrada amb dates, fotos i cost. Aquest històric és or per preparar la junta i negociar amb els proveïdors.

Manual vs. automatitzat

Com implantar-ho al teu despatx en 5 passos

1. Mapeja els teus canals actuals. Anota durant dues setmanes per on entra cada incidència. Et sorprendrà quants n'hi ha.
2. Defineix les categories i els criteris d'urgència. Escriu-los. El que no està escrit no es pot automatitzar.
3. Assigna proveïdors per comunitat i especialitat. Inclou-hi el contacte de guàrdia.
4. Tria un canal que els veïns ja facin servir. Per a molts propietaris, sobretot els més grans, WhatsApp funciona millor que descarregar una app nova.
5. Comunica-ho a la junta i al tauler d'anuncis. Un cartell amb un QR i una frase clara ("Per a qualsevol avaria, escriu aquí") canvia hàbits més de pressa que qualsevol circular.

Quines mètriques mesurar

• Temps fins a la primera resposta al veí
• Temps de resolució per categoria i per proveïdor
• Incidències repetides en el mateix punt (indiquen reparacions mal fetes)
• Volum per canal, per saber si la migració al canal únic funciona

Com ho resol Wabee

Wabee va néixer automatitzant l'operativa d'un despatx de Barcelona amb més de 40 anys d'història. Els avisos d'incidències van ser de les primeres coses que es van construir:

• El propietari avisa amb foto des de l'app o parlant amb l'agent de WhatsApp de la comunitat.
• La IA classifica la urgència amb criteris homogenis i contacta el proveïdor sense intervenció de l'administrador.
• El propietari segueix la seva incidència des del seu portal, amb accés només al que li correspon.
• Cada persona del despatx té el seu propi accés, així que queda registre de qui ha fet què.
• Wabee té API oberta des del disseny, per connectar-se amb altres eines del despatx.

Preguntes freqüents

Els veïns grans faran servir una app? No cal que ho facin. Un agent de WhatsApp permet avisar des de l'aplicació que ja fan servir cada dia.

He de canviar de proveïdors? No. L'automatització treballa amb la teva xarxa actual: només canvia com els arriba l'avís.

I la protecció de dades? Comprova on s'allotgen les dades i si es fan servir per entrenar models. A Wabee, les dades s'allotgen a la UE (Irlanda) i mai no es fan servir per entrenar models d'IA.

La IA substitueix el gestor? No. S'encarrega de recollir, ordenar i derivar. El gestor supervisa, decideix els casos complexos i parla amb el veí quan cal.

Compta els canals pels quals et arriben avaries avui. Si en són més de dos, tens marge per recuperar hores cada mes. Mira com funciona Wabee

Continua llegint

• Què fer quan hi ha una incidència urgent en una comunitat de propietaris
• Avaluació de danys per foto amb IA: com funciona i què cal esperar
• Què és un agent d'IA i com pot ajudar el teu despatx de finques