Zahlungsrückstände in Eigentümergemeinschaften reduzieren: ein Praxisleitfaden

Dieser Leitfaden bezieht sich auf Eigentümergemeinschaften (comunidades de propietarios) in Spanien und auf das spanische Wohnungseigentumsgesetz (Ley de Propiedad Horizontal, LPH).

Die Schulden der Eigentümer gegenüber ihren Gemeinschaften lagen 2025 bei rund 1,63 Milliarden Euro, so der spanische Dachverband der Kammern der Immobilienverwalter (CGCAFE). Hinter dieser Zahl stehen Fassaden, die nicht saniert werden, leere Rücklagen und zahlungstreue Nachbarn, die am Ende den Anteil anderer übernehmen.

Zahlungsrückstände bekämpft man nicht nur mit Anwälten. Man bekämpft sie mit einem System: vorbeugen, früh erkennen und eskalieren, ohne Monate verstreichen zu lassen. Dieser Leitfaden zeigt, wie.

Warum Eigentümer nicht mehr zahlen

Nicht alle säumigen Zahler sind gleich, und sie gleich zu behandeln, ist ein Fehler:

• Vergesslichkeit oder Unordnung: eine zurückgegebene Lastschrift nach Kontowechsel. Eine kurze Erinnerung genügt.
• Vorübergehende finanzielle Schwierigkeiten: sprechen gut auf einen Ratenplan an.
• Uneinigkeit über eine Ausgabe: Nichtzahlung als Protest. Braucht Erklärung und Transparenz.
• Abwesender Eigentümer oder Institution: leerstehende Wohnungen, Erbschaften, Immobilien von Banken oder Fonds. Hier ist von Anfang an der formelle Weg nötig.

Prävention: was Rückstände verringert, bevor sie entstehen

1. Lastschrift mit korrekt unterzeichnetem SEPA-Mandat. Ohne unterzeichnetes Mandat kann der Eigentümer Lastschriften noch bis zu 13 Monate später zurückgeben (siehe unseren Leitfaden zur SEPA-Lastschrift).
2. Klarer, frühzeitig kommunizierter Zahlungsplan. Jeder weiß, wie viel er wann zahlt.
3. Vorankündigung von Sonderumlagen. Eine frühzeitig angekündigte und in Raten aufgeteilte Umlage wird zuverlässiger bezahlt als eine Überraschung.
4. Transparente Abrechnung. Ein Eigentümer, der sieht, wofür sein Hausgeld ausgegeben wird, diskutiert weniger und zahlt mehr.
5. Erkennung bei der ersten Rücklastschrift. Der erste Rückstand ist am leichtesten einzutreiben. Der fünfte am schwersten.

Die rechtlichen Instrumente, die Sie kennen sollten

In Katalonien gilt das Fünfte Buch des katalanischen Zivilgesetzbuchs, mit eigenen Regeln zu mehreren dieser Punkte; passen Sie das Verfahren an, wenn Sie katalanische Gemeinschaften verwalten.

Die Eskalation in 5 Phasen

Entscheidend ist nicht Härte, sondern Beständigkeit: jede Phase zu ihrem Termin, keine auslassen und alles belegen.

Die außergerichtliche Einigung: der Schritt, den man nicht mehr überspringen kann

Seit dem 3. April 2025 verlangt das spanische Organgesetz 1/2025 den Nachweis eines Versuchs der außergerichtlichen Streitbeilegung (MASC), bevor eine Zivilklage eingereicht wird. Ob das auch für das Mahnverfahren von Eigentümergemeinschaften gilt, war umstritten, doch die Mehrheit der Gerichte verlangt es inzwischen. Am sichersten ist es, den Schritt immer in das Inkassoprotokoll aufzunehmen und zu dokumentieren.

Das Mahnverfahren nach Artikel 21 LPH, Schritt für Schritt

1. Die Eigentümerversammlung genehmigt die Schuldenaufstellung.
2. Wer als Schriftführer fungiert, stellt die Bescheinigung mit Zustimmung des Präsidenten aus, mit Betrag und Aufschlüsselung. Ist der Schriftführer-Verwalter eine qualifizierte Fachperson und nicht an der gerichtlichen Forderung beteiligt, ist die Unterschrift des Präsidenten nicht nötig.
3. Der Schuldner wird benachrichtigt; ist das nicht möglich, kann die Mitteilung mindestens drei Tage am Schwarzen Brett ausgehängt werden.
4. Der Antrag wird mit Bescheinigung und Zustellnachweis eingereicht. Er kann die bis zur Zustellung fällig werdenden Hausgelder und die Kosten der Forderung umfassen.

Denken Sie daran, dass Hausgeldforderungen nach der LPH nach fünf Jahren verjähren: Zeit verstreichen zu lassen, kostet ebenfalls Geld.

Was Sie jedes Quartal messen sollten

• Offene Forderungen im Verhältnis zum Jahresbudget, pro Gemeinschaft
• Alter der Forderungen (0–30, 31–90, über 90 Tage)
• Eingetriebener Anteil in jeder Eskalationsphase
• Wiederholt säumige Eigentümer

Wohin Wabee geht

Das Inkasso- und Finanzmodul, an dem wir arbeiten, automatisiert genau dieses System: Hausgeld nach Miteigentumsanteil, SEPA-Lastschrift, Zahlungsplan, ein Inkasso-Agent, der selbstständig eskaliert (Erinnerung, förmliches Schreiben, rechtlicher Hinweis), und eine KI, die erkennt, welche Eigentümer mit höherer Wahrscheinlichkeit nicht mehr zahlen werden, bevor es passiert. Das Ziel: Kein Rückstand bleibt drei Monate liegen, weil niemand Zeit für die zweite Mahnung hatte.

Häufige Fragen

Darf ein säumiger Eigentümer abstimmen? Er darf teilnehmen und sich äußern, aber nicht abstimmen, wenn er zu Beginn der Versammlung im Rückstand ist, es sei denn, er hat die Schuld gerichtlich angefochten oder hinterlegt (Art. 15.2 LPH).

Ist die außergerichtliche Einigung vor dem Mahnverfahren Pflicht? Das Organgesetz 1/2025 verlangt sie grundsätzlich, und die meisten Gerichte wenden das auf das Mahnverfahren von Gemeinschaften an. Es empfiehlt sich, sie immer durchzuführen und zu dokumentieren.

Darf man eine Liste der säumigen Zahler veröffentlichen? Mit Vorsicht. Die LPH erlaubt den Aushang, wenn der Schuldner nicht erreichbar ist, doch eine pauschale Veröffentlichung kann gegen den Datenschutz verstoßen. Sprechen Sie mit Ihrem Berater.

Wer zahlt die Schulden, wenn die Wohnung verkauft wird? Der Käufer haftet mit der Immobilie für die Schulden des laufenden Jahres und der drei Vorjahre (Art. 9.1.e LPH), unbeschadet der Haftung des Verkäufers.

In welcher Phase bleiben Ihre Rückstände hängen? Erzählen Sie uns, wie Sie heute kassieren, und wir zeigen Ihnen das Inkassomodul, das wir gerade bauen. Sprechen Sie mit dem Wabee-Team

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Quellen

• Spanisches Wohnungseigentumsgesetz 49/1960, konsolidierte Fassung (BOE, auf Spanisch) — Art. 9.1.e, 15.2 und 21
• Organgesetz 1/2025 zur Effizienz der öffentlichen Justiz (BOE, auf Spanisch)
• Außergerichtliche Streitbeilegung in der Rechtsprechung (Iberley, auf Spanisch)
• CGCAFE-Zahl zu Rückständen 2025 (El País de los Negocios, auf Spanisch)