Vorfälle

Notfallprotokoll für Hausverwaltungen (mit Checkliste)

Dringlichkeitsstufen, Rollen, Maßnahmen je Szenario und eine Checkliste, damit Ihre Verwaltung um 3 Uhr nachts genauso reagiert wie um 11 Uhr.

María Velasco · 17. Sept. 2026 · 5 Min. Lesezeit

4 Stufender Dringlichkeit in Ihrem Protokoll

Dieser Leitfaden bezieht sich auf Eigentümergemeinschaften (comunidades de propietarios) in Spanien und auf das spanische Wohnungseigentumsgesetz (Ley de Propiedad Horizontal, LPH).

Im Notfall liest niemand ein Handbuch. Man handelt mit dem, was zur Hand ist, und mit dem, was vorher entschieden wurde. Deshalb ist ein Notfallprotokoll kein Dokument fürs Archiv: Es ist die Liste der Entscheidungen, die Ihre Verwaltung in Ruhe trifft, um sie nicht unter Druck improvisieren zu müssen.

Dieser Leitfaden gibt Ihnen die komplette Struktur: Dringlichkeitsstufen, Zuständigkeiten, das Vorgehen in den sieben häufigsten Szenarien und eine Checkliste für jede Gemeinschaft.

Warum Ihre Verwaltung ein schriftliches Protokoll braucht

Das Gesetz verpflichtet Sie zum Handeln. Artikel 20.c LPH beauftragt den Verwalter, dringende Maßnahmen anzuordnen und den Präsidenten sofort zu informieren. Und die Eigentümerversammlung muss über diese Maßnahmen unterrichtet werden (Art. 14.c LPH).
Wissen darf nicht in einem einzigen Kopf stecken. Wenn nur der erfahrenste Sachbearbeiter weiß, wo der Absperrhahn von Block B ist, trägt die Verwaltung ein Risiko.
Bewohner beurteilen ihre Verwaltung danach, wie sie in der schlimmsten Nacht des Jahres reagiert, nicht nach einer tadellosen Buchhaltung.

Die 4 Dringlichkeitsstufen

Stufe	Definition	Beispiele	Reaktion
1 — Kritisch	Gefahr für Leib und Leben	Gas, Brand, statisches Risiko, herabfallende Fassadenteile	Sofort 112; danach die Verwaltung
2 — Dringend	Schaden verschlimmert sich oder Grundversorgung fällt aus	Aktiver Wasseraustritt, Person im Aufzug eingeschlossen, kein Licht im Treppenhaus	Sofort den Bereitschaftsdienst
3 — Vorrangig	Echtes, aber beherrschbares Problem	Defektes Garagentor, Gegensprechanlage ohne Funktion	Behebung in 24–72 Std.
4 — Routine	Instandhaltung	Glühbirne, Anstrich, Reinigung	Übliche Planung

Die Reaktionszeiten für die Stufen 3 und 4 sind Richtwerte: Passen Sie sie an Ihre Verträge mit den Handwerkern an.

Wer macht was

Rolle	Aufgabe im Notfall
Bewohner, der den Schaden bemerkt	Über den offiziellen Kanal melden, mit Foto, wenn es gefahrlos möglich ist; bei Lebensgefahr 112 anrufen
Hausmeister (falls vorhanden)	Erste Eindämmung: Wasser oder Strom abstellen, absperren, dem Handwerker Zugang verschaffen
Verwalter	Über die Sofortmaßnahme entscheiden, Handwerker und Versicherung einschalten, Präsidenten informieren
Präsident	Informiert werden und ohne Verwalter dessen Aufgaben übernehmen (Art. 13.5 LPH)
Bereitschaftsdienst	Eingreifen und dokumentieren, was getan wurde
Versicherung der Gemeinschaft	Assistance, Begutachtung und Deckung

Vorgehen je Szenario

Szenario	Erste Maßnahme	Wen anrufen	Danach
Wasserschaden oder Überschwemmung	Absperrhahn schließen; Strom abschalten, wenn Wasser Installationen erreicht	Sanitär-Bereitschaft oder Assistance der Versicherung	Fotos, Schadensmeldung, betroffene Wohnungen prüfen
Gasgeruch	Evakuieren, keine Schalter betätigen, keine Flammen, lüften, wenn gefahrlos möglich	112 und Notdienst des Gasversorgers	Versorgung erst nach technischer Prüfung wieder freigeben
Brand	Über die Treppe evakuieren, nie mit dem Aufzug	112	Feuerwehrbericht, Begutachtung, Information der Bewohner
Person im Aufzug eingeschlossen	Beruhigen und Kontakt halten	Aufzugswartungsfirma (Notbefreiung)	Störung protokollieren und prüfen lassen
Stromausfall in Gemeinschaftsbereichen	Prüfen, ob es ein allgemeiner Ausfall ist oder nur das Gebäude betrifft	Elektriker oder Netzbetreiber	Verteiler und Notbeleuchtung prüfen
Ablösung von Fassadenteilen	Bereich unter der Absturzstelle absperren	112 bei Gefahr; Fassadenfachmann	Technische Prüfung, ggf. notwendige Arbeiten
Einbruch oder Diebstahl	Nicht hineingehen, wenn jemand drinnen sein könnte	112	Anzeige, Schlüsseldienst, Zugänge prüfen

Das Notfallblatt für jede Gemeinschaft

Jede Gemeinschaft in Ihrem Bestand sollte ein einseitiges Notfallblatt haben, das das ganze Team auf dem Handy abrufen kann:

Adresse, Anzahl der Eingänge und Etagen
Lage von Absperrhähnen, Zählern, Sicherungskästen und Gasventil
Wer Schlüssel für Technikräume und Dach hat
Bereitschaftsdienste je Gewerk (mit 24-Stunden-Nummer)
Versicherer, Policennummer und Assistance-Telefon
Aufzugswartungsfirma
Präsident und Vizepräsident, mit Telefonnummer

Nach dem Notfall: sauber abschließen

Interner Bericht: Was ist passiert, wann, wer hat gehandelt, was hat es gekostet?
Schadensmeldung und Nachverfolgung mit dem Versicherer.
Information der Bewohner: Was ist passiert, was wurde getan, was steht noch aus?
Punkt auf der nächsten Versammlung: Ergriffene Sofortmaßnahmen müssen der Versammlung mitgeteilt werden.
Lehre daraus: Welche Angabe fehlte auf dem Notfallblatt? Ergänzen.

Checkliste für Ihre Verwaltung

Kriterien der 4 Dringlichkeitsstufen schriftlich festgelegt und mit dem Team geteilt
Vollständiges Notfallblatt für jede Gemeinschaft
Bestätigte Bereitschaftsdienste (Kontakt in den letzten 6 Monaten getestet)
Versicherungsdaten und Assistance-Telefon für jede Gemeinschaft
Ein einziger Meldekanal, den die Bewohner kennen
Vorlage für die Benachrichtigung des Präsidenten
Vorlage für Mitteilungen an die Bewohner
Protokoll jedes Notfalls mit Datum, Maßnahme und Kosten
Jährliche Überprüfung des Protokolls

Wie Wabee hilft

Ein Protokoll funktioniert nur, wenn es um 3 Uhr genauso angewendet wird wie um 11 Uhr. In Wabee kommen Meldungen über einen einzigen Kanal (App oder WhatsApp) mit Foto an; die KI stuft die Dringlichkeit immer nach denselben Kriterien ein und benachrichtigt den Handwerker; und alles wird für den Nachbericht und die Versammlung protokolliert. Das Protokoll hängt nicht mehr davon ab, wer gerade Bereitschaft hat.

Häufige Fragen

Muss eine Gemeinschaft einen Notfallplan haben? Die LPH verlangt kein Dokument mit diesem Namen, verpflichtet den Verwalter aber, bei Dringendem zu handeln und darüber zu informieren. Manche Gebäude haben nach Selbstschutz- oder kommunalen Vorschriften zusätzliche Pflichten; das sollte im Einzelfall geprüft werden.

Wer zahlt eine Notreparatur? Das hängt von der Ursache ab: Bei Gemeinschaftseigentum die Gemeinschaft (und ihre Versicherung, je nach Police); bei Sondereigentum der Eigentümer. Die erste Eindämmung sollte nicht warten, bis diese Frage geklärt ist.

Muss ich die Versammlung über alle Sofortmaßnahmen informieren? Ja. Die Eigentümerversammlung ist über die vom Verwalter ergriffenen dringenden Maßnahmen zu unterrichten (Art. 14.c LPH).

Nutzen Sie diese Checkliste bei der nächsten Überprüfung Ihres Bestands. Und wenn das Protokoll sich von selbst anwenden soll: So macht es Wabee.

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Quellen

Spanisches Wohnungseigentumsgesetz 49/1960, konsolidierte Fassung (BOE, auf Spanisch) — Art. 13.5, 14.c und 20.c

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